专业解读

第一部分 阅读提示

因公司经营、开拓业务等所需，由董事、监事、高级管理人员等垫付因公支出款项再报销的情况比较常见。但碍于公司董监高等职级较高，容易形成报销申请人与最终审批人为同一人的情况，增加了董监高等提供虚假发票、虚假报销等行为发生的风险；甚至财务审批人员可能是报销人或者董事自己，在审批报销时较为随意。鉴于此，董事是否需要对财务审核失职行为承担赔偿责任？报销人有忠实勤勉义务的，是否可以减轻财务勤勉审核责任？公司应该如何维权及风险防范？

本文将结合新、旧《公司法》规定及一则江苏省常州市中级人民法院于2021年7月8日作出的(2021)苏04民终373号案例（下称“本案”）进行分析。

第二部分 裁判要旨

以其他发票虚报公司支出，既与公司财务会计制度所要求的财务资料真实性原则不符，也与公司通常的经营用途及必要性不符，行为人不能证明前述支出的合法性、合理性，在对公司财务人员职务行为审核把关不力的情况下，其应承担相应赔偿责任。

第三部分 案情简介

1.农贸公司成立于2002年1月8日，工商登记股东为谈某甲、潘某、谈某乙，三人持股比例为：49.885%、49.885%、0.23%；

2.2018年9月17日起，潘某担任农贸公司法定代表人、执行董事，谈某乙担任监事；

3.2019年7月，谈某甲以书面方式分别请求潘某、农贸公司、谈某乙对潘某通过报销的方式占用农贸公司资金提起诉讼未果后，向法院提起股东代表诉讼，请求判令潘某向农贸公司返还193645元。

第四部分 法律分析

一、针对董监高与员工虚假报销行为的请求权基础一样吗？

员工垫付费用后找公司报销是再正常不过的情况，但如果因报销产生争议，那么该争议属于劳动仲裁事项，还是普通的民事诉讼事项，直接关乎问题的解决程序及用人单位承担责任的大小。为此司法实践存在不同的观点，但倾向认为如果系平等民事主体之间的垫付行为则属于普通的债权债务纠纷，例如帮公司垫付搬家费等；如果因为履行职务垫付的，将按照劳动争议予以处理，例如差旅费。

因此，以履职名义进行虚假报销的纠纷，应当按照劳动争议处理，如广州市中级人民法院(2021)粤01民终21549号案件。公司以实报实销的方式向员工支付房租补贴以抵扣工资、免征个人所得税等，但员工提交虚假房租发票导致公司被罚款的，公司向员工追偿罚款损失亦属于劳动争议，如北京市朝阳区人民法院（2019）京0105民初19023号案件。

对于董监高等来说，尤其是职责范围较大的情况下，很难识别是否是履职行为，实践中大多以违反忠实义务、勤勉义务为突破口。新《公司法》第180条规定，董监高对公司负有忠实义务，应当采取措施避免自身利益与公司利益冲突，不得利用职权牟取不正当利益；且在第181条中规定，董事、监事、高级管理人员侵占公司财产等行为违反对公司忠实义务；而董监高执行职务违反法律、行政法规或者公司章程的，按照第188条规定应赔偿对公司造成的损失。因此，董事等进行虚假报销的，公司或股东有权针对董监高的侵权行为提起“损害公司利益责任纠纷”。

二、董事是否需要对财务审核失职行为承担赔偿责任？

董监高对公司负有忠实义务、勤勉义务，在执行职务时应当为公司的最大利益尽到管理者通常应有的合理注意。本案中，法院认定作为法定代表人、执行董事的潘某需要对公司财务人员职务行为审核把关不力的情况承担相应赔偿责任。如广东省高级人民法院（2017）粤民申6421号案件中，法院认为公司存在以虚假发票等不合法凭证入账、不按规定缴纳税费的违法事实，被税务机关处以罚款进而造成公司损失的，董事需承担用人不查的责任，并赔偿公司损失。

新《公司法》第67条第二款中规定，董事会的职权包括“（八）……根据经理的提名决定聘任或者解聘公司副经理、财务负责人及其报酬事项”。对于公司财务人员而言，如果过于严格审核董事或执行董事等人员的报销事项，可能会面临被解聘的风险，甚至很多董事是财务人员的直属上级、分管领导等，因此实践中很多财务人员在审核董事等人员的报销时，容易出现“睁一只眼闭一只眼”的情况及道德风险。

但财务人员应正确认识到，在司法实践中，其对报销审核的勤勉义务及责任，并不会因申报人对公司有法定的忠实勤勉义务而减轻；且该责任与岗位职责相关，与财务人员是否是财务相关专业毕业人员、是否拥有相应的从业资格均无关。

三、虚假报销是否涉嫌职务侵占罪或者诈骗罪？

虚假报销系相关人员在没有发生相应费用的情况下，虚构因公支出的事实，并提交虚假发票或将非因公支出的费用冒充因公支出的费用，骗取公司报销款。该行为既是在虚构事实骗取公司财产，也是在利用职务之便侵占公司财产。

而《最高人民法院、最高人民检察院关于办理诈骗刑事案件具体应用法律若干问题的解释》第1条规定，诈骗3000元至1万元以上应当立案追诉。《最高人民检察院、公安部关于公安机关管辖的刑事案件立案追诉标准的规定（二）》第76条规定，职务侵占3万元以上的（2022年5月之前是6万元）立案追诉。因此厘清涉嫌罪名尤为重要。

虽然虚假报销的行为符合诈骗罪的构成要件，但司法实践一般以职务侵占罪规制。虚假报销属于利用职务之便报销了本不属于报销范畴的费用，侵占了公司财产、损害了公司利益。如（2021）沪0106刑初1372号案件中，上海市静安区人民法院认为，员工利用报销客户招待费用的职务便利，通过虚开发票、高开发票、重复使用付款凭证等手段虚假报销，构成职务侵占罪。

第五部分 裁判要点

本案一审法院（溧阳市人民法院）认为，本案案由系损害公司利益责任纠纷，谈某甲作为农贸公司的股东，在要求监事谈某乙提起诉讼未果的情况下，有权提起本案诉讼。潘某作为农贸公司的法定代表人，对外代表公司开展业务，对内依照公司章程履行法定代表人职责，其中包括财务审核支出的批准权责。根据谈某甲提供的证据，对其中由濑江公司、溧阳八佰伴、玛多公司开具的相关发票，潘某的辩解意见本身不具有合法性基础，该院无法采信，潘某就濑江公司开具的混凝土发票所称的挂账行为也未进一步举证，故应认定潘某有侵占公司财产的行为，潘某侵害了公司财产利益和其他股东的合法权益，潘某应当向公司返还。

本案二审法院（江苏省常州市中级人民法院）认为，潘某系农贸公司的法定代表人、执行董事，对农贸公司负有忠实、勤勉义务。潘某执行公司职务时违背公司法规定或者公司章程规定，给公司造成损失的，应当承担赔偿责任。根据一审法院查明的事实及潘某的自认，针对以发票虚报公司支出的部分，其既与公司财务会计制度所要求的财务资料真实性原则不符，也与农贸公司通常的经营用途及必要性不符，在潘某不能证明前述支出的合法性、合理性的情况下，其应承担相应赔偿责任。此外，关于濑江公司开具的混凝土发票。该发票的开票日期为2018年12月，此时潘某已变更为农贸公司法定代表人，且实际控制、管理公司，其在二审中也认可公司的支出未经其同意、审核，相关费用不得报销或列支。虽然前述混凝土的用途并非用于农贸公司，但将前述混凝土发票作为公司支出列支时，潘某系农贸公司法定代表人，其对公司当然负有管理职责，这也包括对公司财务人员职务行为审核把关，在其对濑江公司开具的混凝土发票作为公司支出列支作出合理解释的情况下，其同样应承担相应赔偿责任。

第六部分 合规实务总结

笔者及团队专注于公司业务领域，办理过大量公司纠纷案件，亦积累了丰富的实战经验。为突出本案的警示教育意义，指引企业进行合规风险管理的优化提升，避免步入他人后尘，特总结并合规提示如下，以作参考：

一、对股东：合理指派财务人员并明确董事职责

股东可以在《股东合作协议》《发起人协议》《增资协议》等协议中约定，对财务总监、财务部总经理、副总经理等重要职位的任职人员有指派权，以便从财务角度对股东的投资款使用、公司资产情况、日常财务支出及报销等事项实时监管；

此外，对于小股东而言，无法拥有董事会席位的情况下，除了指派财务人员以外，还可以争取监事的席位。依据新《公司法》第78条规定，监事可行使检查公司财务，对董事、高级管理人员执行职务的行为进行监督，对违反法律、行政法规、公司章程或者股东会决议的董事、高级管理人员提出解任的建议，要求董事、高级管理人员予以纠正等职权，进一步参与公司的治理；

新《公司法》对董事、监事及经理的职权规定时，均兜底规定了“公司章程规定的其他职权”。因此，对于股东而言，根据公司的基本情况，依法制定、完善公司章程的规定，并明确董事、高级管理人员的职责、权限和义务等，例如对财务总经理、财务总监、分管财务副总经理、总经理/总裁/CEO等赋予不同金额、不同事项的审批权限。同时，在赋予职业经理人更强的自主经营权、管理权时，也需要进一步地规定好监事的监督职能、监督工具、费用承担等事宜；

另外，在董监高涉嫌存在违规报销等行为时，股东可以要求召开股东会，由公司董事、监事（不设监事的则由审计委员会）、财务人员就公司往来报销账目进行核查报告、接受股东质询；或者股东可以依法行使知情权，并委托会计师事务所、律师事务所等中介机构，在遵守有关保护国家秘密、商业秘密、个人隐私、个人信息等法律、行政法规的规定前提下依法查阅、复制有关公司材料。

二、对公司：规范公司报销等内控制度并实时优化

1.规范公司财务预算及报销等内控制度

公司员工能够进行虚假报销，其根源主要是公司关于报销制度存在漏洞，尤其是无法对董事、监事、高管的报销事项和普通员工的报销一视同仁。部分甚至在缺乏提前进行预算申请的情况下，直接进行报销，导致公司财务审核报销环节无法与预算管控环节相互对应。

因此公司可以结合“金税四期”的改革要求以及公司内部的客观情况，完善公司预算及报销等内控制度，规范预算、报销申请及审批制度，通过线上系统核验等方式，确保发票开具涉及的合同流、货物流、发票流、资金流“四流一致”，存在抵账、以物换物等特殊情况的也需要保证前三流一致。

为切实保障自身权益，建议公司将提供虚假发票、非因公支出冒充因公支出进行虚假报销等行为以及财务人员履职不力等处罚后果写入公司内部规章制度或员工手册，并遵守《公司法》《劳动合同法》等规定审批并下发，确保制度效力。

在制度执行的过程中也需要不断修复、弥补、完善空白和灰色地带，形成有效的内控闭环管理。

2.对财务人员的选聘任用应当做好把关

很多公司的财务负责人或为公司股东的配偶（老板娘）或为其他近亲属，这就导致掌管公司财政大权的重要岗位容易出现道德风险问题，公司应做好财务人员选聘任用的把关。

如前所述，虽财务负责人或者财务经理等可以由股东指派，由董事会决定聘任和解聘，但公司可以对财务关键岗位的人员学历、学位、资格证件等进行要求，在股东指派人员不符合任职条件时，要求重新指派。

3.对于高管损害公司利益的行为及时处置

如前述分析，员工与高管的虚假报销存在请求权基础及维权方式的区别，对于违规违纪或者损害公司利益的行为，应依据《公司法》《劳动合同法》及相关制度的规定追究责任。构成刑事案件的，需在追诉期内及时向公安机关报案。

针对公司董事、监事本身为损害公司利益行为人或怠于履职拒不提起诉讼的情形，如本案中，股东谈某甲书面请求公司、法定代表人、监事依法起诉维护公司权益但最终未果，法律赋予了股东代表诉讼的权利，具体可参照笔者团队此前的文章：董事专题13：董事擅自为自己涨薪，是否需要承担返还责任？

三、对董事：特殊情况提前书面报备，照章办事不做“破窗”人

1.特殊情况提前书面报备也是履行勤勉义务的表现

董事、高管等在外开拓业务或履行工作职责时，难免需要见机行事，或者进行相关费用的垫付，但在支出具体项目费用前，应当尽量先与项目负责人、公司上级领导、财务负责人等预算申请最终审批人提前通过微信、邮件等方式进行书面报备或征得同意，避免后续报销时被认定为违规报销；当然，如果是下属处理突发情况或者临时垫付费用的，也需要要求其提前向自己进行书面说明，并及时补报相关流程。

实践中，为减少流程审批的程序，提高公司内部运行效率，部分公司采取的做法是设置半年期或者1年期的部门预算或者岗位预算，在预算支出时再进行事前或者事后的备案审批，审批通过则垫付人可以获得报销款。

2.做好财务人员的选聘及考核、监督工作

违规报销的行为与财务人员审核把关不力有一定的关系，董事、监事等对财务人员的监督、管理就尤为重要，甚至董事还有可能受财务人员审核把关不力牵连而承担相应的责任。

新《公司法》第67条赋予董事会“制定公司的基本管理制度”的职权，董事可以制定内控管理制度，如预算、报销等内控制度等。此外，董事还需依据该条中“根据经理的提名决定聘任或者解聘公司副经理、财务负责人及其报酬事项”的职权，对财务人员的选聘任用把好关，并进行有效考核、监督。

实践中也有公司对预算和会计等相关职能部门定期进行轮岗调换，以确保互相监督。

3.照章办事避免树立“破窗效应”的典型

破窗效应（Broken Windows Theory）是犯罪学领域的一个理论，在内部控制中常被用来说明良好的环境对维护秩序的重要性。在内控制度中，如果制度设计存在缺陷，或者存在大量空白/灰色地带，不及时修复则会导致后续出现更多设计缺陷；内控执行也是如此。因此，内控设计和内控执行均应当注意前述情形，避免存在可乘之机。

同时，内控的局限在于管理层凌驾（Management Override）。管理层往往同时拥有多重身份，潜意识里的定位很容易“就高不就低”，或者岗位职责不分，把自己置身于内部控制体系之外，造成内控机制从顶层设计就存在体系外的不受控行为，进而出现更多的设计缺陷，导致内控制度名存实亡。

因此，新《公司法》下董事作为制度的制定者，更应当成为制度的维护者，避免自己成为“破窗效应”的典型，破坏公司的内控环境。

第七部分 相关法条

《公司法》

第六十七条 有限责任公司设董事会，本法第七十五条另有规定的除外。

董事会行使下列职权：
（一）召集股东会会议，并向股东会报告工作；
（二）执行股东会的决议；
（三）决定公司的经营计划和投资方案；
（四）制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案；
（五）制订公司增加或者减少注册资本以及发行公司债券的方案；
（六）制订公司合并、分立、解散或者变更公司形式的方案；
（七）决定公司内部管理机构的设置；
（八）决定聘任或者解聘公司经理及其报酬事项，并根据经理的提名决定聘任或者解聘公司副经理、财务负责人及其报酬事项；
（九）制定公司的基本管理制度；
（十）公司章程规定或者股东会授予的其他职权。

公司章程对董事会职权的限制不得对抗善意相对人。

第一百八十条 董事、监事、高级管理人员对公司负有忠实义务，应当采取措施避免自身利益与公司利益冲突，不得利用职权牟取不正当利益。

董事、监事、高级管理人员对公司负有勤勉义务，执行职务应当为公司的最大利益尽到管理者通常应有的合理注意。

公司的控股股东、实际控制人不担任公司董事但实际执行公司事务的，适用前两款规定。

第一百八十一条 董事、监事、高级管理人员不得有下列行为：
（一）侵占公司财产、挪用公司资金；
（二）将公司资金以其个人名义或者以其他个人名义开立账户存储；
（三）利用职权贿赂或者收受其他非法收入；
（四）接受他人与公司交易的佣金归为己有；
（五）擅自披露公司秘密；
（六）违反对公司忠实义务的其他行为。

第一百八十六条 董事、监事、高级管理人员违反本法第一百八十一条至第一百八十四条规定所得的收入应当归公司所有。

第一百八十八条 董事、监事、高级管理人员执行职务违反法律、行政法规或者公司章程的规定，给公司造成损失的，应当承担赔偿责任。

第一百八十九条 董事、高级管理人员有前条规定的情形的，有限责任公司的股东、股份有限公司连续一百八十日以上单独或者合计持有公司百分之一以上股份的股东，可以书面请求监事会向人民法院提起诉讼；监事有前条规定的情形的，前述股东可以书面请求董事会向人民法院提起诉讼。

监事会或者董事会收到前款规定的股东书面请求后拒绝提起诉讼，或者自收到请求之日起三十日内未提起诉讼，或者情况紧急、不立即提起诉讼将会使公司利益受到难以弥补的损害的，前款规定的股东有权为公司利益以自己的名义直接向人民法院提起诉讼。

他人侵犯公司合法权益，给公司造成损失的，本条第一款规定的股东可以依照前两款的规定向人民法院提起诉讼。

公司全资子公司的董事、监事、高级管理人员有前条规定情形，或者他人侵犯公司全资子公司合法权益造成损失的，有限责任公司的股东、股份有限公司连续一百八十日以上单独或者合计持有公司百分之一以上股份的股东，可以依照前三款规定书面请求全资子公司的监事会、董事会向人民法院提起诉讼或者以自己的名义直接向人民法院提起诉讼。

第一百九十一条 董事、高级管理人员执行职务，给他人造成损害的，公司应当承担赔偿责任；董事、高级管理人员存在故意或者重大过失的，也应当承担赔偿责任。

《刑法》

第二百七十一条【职务侵占罪】公司、企业或者其他单位的工作人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，数额较大的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处罚金；数额巨大的，处三年以上十年以下有期徒刑，并处罚金；数额特别巨大的，处十年以上有期徒刑或者无期徒刑，并处罚金。

国有公司、企业或者其他国有单位中从事公务的人员和国有公司、企业或者其他国有单位委派到非国有公司、企业以及其他单位从事公务的人员有前款行为的，依照本法第三百八十二条、第三百八十三条的规定定罪处罚。

《最高人民检察院 公安部关于公安机关管辖的刑事案件立案追诉标准的规定（二）》

第七十六条 〔职务侵占案（刑法第二百七十一条第一款）〕公司、企业或者其他单位的人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，数额在三万元以上的，应予立案追诉。

《关于常见犯罪的量刑指导意见（试行）》

（十四）职务侵占罪

1.构成职务侵占罪的，根据下列情形在相应的幅度内确定量刑起点：

（1）达到数额较大起点的，在一年以下有期徒刑、拘役幅度内确定量刑起点。

（2）达到数额巨大起点的，在三年至四年有期徒刑幅度内确定量刑起点。

（3）达到数额特别巨大起点的，在十年至十一年有期徒刑幅度内确定量刑起点。依法应当判处无期徒刑的除外。

2.在量刑起点的基础上，根据职务侵占数额等其他影响犯罪构成的犯罪事实增加刑罚量，确定基准刑。

3.构成职务侵占罪的，根据职务侵占的数额、危害后果等犯罪情节，综合考虑被告人缴纳罚金的能力，决定罚金数额。

4.构成职务侵占罪的，综合考虑职务侵占的数额、手段、危害后果、退赃退赔等犯罪事实、量刑情节，以及被告人的主观恶性、人身危险性、认罪悔罪表现等因素，决定缓刑的适用。

《最高人民法院、最高人民检察院关于办理贪污贿赂刑事案件适用法律若干问题的解释》

第一条 贪污或者受贿数额在三万元以上不满二十万元的，应当认定为刑法第三百八十三条第一款规定的“数额较大”，依法判处三年以下有期徒刑或者拘役，并处罚金。……

第二条 贪污或者受贿数额在二十万元以上不满三百万元的，应当认定为刑法第三百八十三条第一款规定的“数额巨大”，依法判处三年以上十年以下有期徒刑，并处罚金或者没收财产。……

第十一条 刑法第一百六十三条规定的非国家工作人员受贿罪、第二百七十一条规定的职务侵占罪中的“数额较大”“数额巨大”的数额起点，按照本解释关于受贿罪、贪污罪相对应的数额标准规定的二倍、五倍执行。

《劳动合同法》

第四条 用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。

用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

第九十条 劳动者违反本法规定解除劳动合同，或者违反劳动合同中约定的保密义务或者竞业限制，给用人单位造成损失的，应当承担赔偿责任。

作者简介

申友福
道可特律师事务所合伙人

业务领域：公司业务、重大商事争议解决、企业合规与风险管理

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刘春晖
道可特律师事务所律师

业务领域：公司业务、重大商事争议解决

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矫佚楠
道可特律师事务所实习律师

业务领域：重大商事争议解决、企业合规与风险管理

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